Pengadaan Barang dan Jasa

Lanskap Kofiau
Lanskap Kofiau Raja Ampat, Papua Barat © Awaludinnoer

Yayasan Konservasi Alam Nusantara (YKAN) adalah organisasi nirlaba berbasis ilmiah yang hadir di Indonesia sejak 2014.

Memiliki misi melindungi wilayah daratan dan perairan sebagai sistem penyangga kehidupan, kami memberikan solusi inovatif demi mewujudkan keselarasan alam dan manusia melalui tata kelola sumber daya alam yang efektif, mengedepankan pendekatan nonkonfrontatif, serta membangun jaringan kemitraan dengan seluruh pihak kepentingan untuk Indonesia yang lestari.

Patroli
Patroli Staf patroli lokal dan staf lapangan YKAN bertemu dengan nelayan non-lokal yang beroperasi secara ilegal di dalam Kawasan Konservasi Laut. © Jeff Yonover
Perencanaaan hutan lestari
Perencanaan Penduduk desa Merabu merencanakan bagaimana mempertahankan hutan lindung mereka yang baru dan mata pencaharian, tradisi serta tumbuhan dan hewan. © Nick Hall

Untuk mencapai misi melindungi wilayah daratan dan lautan sebagai sistem penyangga kehidupan, kami membutuhkan sumber daya berupa barang ataupun layanan jasa untuk melaksanakan program kami. Sebagai organisasi nonprofit yang telah diberikan kepercayaan untuk mengelola pendanaan dari donor dengan objektif, cermat, efisien, dan transparan.

Menara Konservasi
Menara Pengintai In'am Fathoni, koordinator regional Palu, di atas menara pengintai 70 meter yang digunakan oleh organisasi konservasi untuk penelitian perubahan iklim dan kanopi hutan. © Bridget Besaw

Kami berkomitmen untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan dengan prinsip-prinsip berikut:

1. Menghindari konflik kepentingan

YKAN memastikan tidak ada konflik kepentingan dari berbagai pihak dalam proses kerja sama kontraktor/vendor dengan YKAN. Untuk permintaan atau kontrak apapun, jika kontraktor/vendor yang mengikuti undangan penawaran (Invitation for Bids (IFB)) atau permintaan proposal (Request for Proposal (RFP) teridentifikasi memiliki potensi atau memiliki unsur konflik kepentingan maka kontraktor/vendor tersebut didiskualifikasi dan tidak dapat bersaing sebagai calon penyedia sumber daya atau layanan jasa tersebut.

2. Hak organisasi sebagai pembeli

Setiap dokumen permintaan resmi, wajib melampirkan dokumen yang memuat pemberitahuan bahwa YKAN berhak: a) menolak setiap dan semua penawaran dengan alasan apapun, b) terhindar dari persyaratan proyek yang tidak immaterial/relevan, dan c)melakukan transaksi dengan cara yang terbaik untuk kepentingan YKAN.

3. Prosedur Pembelian Kecil

Total transaksi tidak melebihi 2.000 dolar AS, dapat dilakukan dengan tanpa kompetisi dan justifikasi lebih lanjut. Namun, kontraktor/vendor dapat mengikuti beberapa bentuk kompetisi lainnya (perbandingan harga, permintaan penawaran, dll) jika pembuat permohonan pembelian menginginkannya, dan pemohon terkait harus menggunakan pertimbangan dan pemahaman tentang standar pasar yang berlaku dalam membuat keputusan ini.

4. Prosedur Pembelian Langsung

Total transaksi di kisaran 2.001 - 150.000 dolar AS. Transaksi dapat dilakukan setelah pertimbangan dari pengajuan harga (quotation) dari kontraktor/vendor terkait. Di kategori pembelian ini, minimal 3 pengajuan harga harus didapatkan sebelum membuat keputusan pembelian.

5. Prosedur Pembelian Besar

Untuk transaksi lebih dari 150.000 dolar AS, unit bisnis (kontraktor/vendor) harus terlibat dalam proses formal bidding (IFB)/permintaan proposal (RFP). RFP dan IFB akan disiapkan oleh pembuat permohonan pembelian. RFP akan memuat deskripsi kontrak yang akan diberikan, instruksi memberikan penawaran, kriteria pemilihan, ketentuan kerahasiaan (jika diperlukan), dan formulir konflik kepentingan YKAN. RFP ini akan didistribusikan dengan berbagai metode dengan intensi untuk mencapai jumlah penawar (bidder) yang optimal untuk membuat pertimbangan. Metode yang digunakan harus dengan intensi untuk mencapai jumlah bidder yang optimal. Evaluasi teknis tertulis harus dilakukan terhadap semua proposal yang diterima. Kontrak akan diberikan pada bidder dengan proposal yang paling menguntungkan program sembari mempertimbangkan harga dan faktor lainnya.

6. Pertimbangan secara etis, cermat, adil, dan objektif

Kontrak akan diberikan kepada kontraktor/vendor yang berhasil memenangkan kompetisi penawaran berdasarkan pertimbangan yang dilakukan secara etis, cermat, adil, dan objektif. Setiap calon kontraktor/vendor wajib mendapatkan informasi yang sama. Pembuat permohonan akan mempertimbangkan setiap penawaran/proposal dengan objektif dan berdasarkan standar pasar dan kepentingan program/YKAN.